Entegrasyon ve Kapsam Yönetimi
Proje Entegrasyon Yönetimi
Proje Planı, Proje Entegrasyon Yönetimi’nin en öncelikli konularından birisidir.
Proje Planı
Projedeki en önemli belgedir.
Yapılacak iş için bir yol haritası ve referans noktasıdır.
Projede çalışanların tümünü ilgilendirir.
Verimlilik için bir önkoşuldur.
Proje ekibinin iletişim yöntemlerini tanımlar.
Projenin kontrol araçlarını sunar.
Planlamanın tüm öğelerinin saklandığı dosyadır.
Proje Planı dinamik ve gerçekçi olmalıdır. Bu iki koşulun varlığı proje ekibini motive edecek en önemli unsurlardır. Plan; proje yöneticisi, proje ekibi üyeleri, kaynak yöneticileri, kalite güvence paydaşları ve proje sponsoru tarafından sahiplenmeli ve savunulmalıdır.
Proje Planı Hazırlanırken;
Proje tanım belgesi oluşturulur.
Work Breakdown Structure (WBS) - İş Ayrışım Yapısı geliştirilir.
Sorumluluklar belirlenir.
Yapılacak iş tanımlanır.
İş çizelgesi, maliyet ve kaynak planları hazırlanır.
Kapsam, tedarik, risk ve kalite yönetim planları yapılır.
İletişim planı düzenlenir.
■ Müşteri, yönetim ve proje ekibinden girdiler ve beklentiler tanımlanır ve resmileştirilerek belgelendirilir.
Bütçelendirme ve finansman bağlanır.
Baz oluşturacak belge yayımlanır.
Başarılı bir proje yönetimi sürdürmenin en önemli görevlerinden birisi onaylı proje planında yapılacak değişikliklerin kontrolü ve idaresidir. Gözden kaçan değişiklikler, yanlış hesaplamalar, gerekli onay prosedür ve kanallarından geçirilmeyen değişiklikler bir proje için felaket demektir. Projelerle çalışan kurumların, Proje Değişiklik Kontrol Süreci’nin olması gerekir ve proje planları dahilinde de Değişiklik Yönetim Planı bulunmalıdır.
Proje Kapsam Yönetimi
Proje Kapsam Yönetiminde unutulmaması gereken önemli bir nokta da proje kapsamının ve İş Ayrışım Yapısı’nın doğru geliştirilmesidir.
Kapsamın geliştirilmesini, kullanıcılardan ve müşterilerden gelen taleplerdeki ihtiyaçlar belirler. Her zaman için kısıtlar bulunur ve esas olan bu kısıtların proje kapsamına olan etkileridir. Gerektiğinde kapsam, kısıtların etkilerine göre revize edilebilir.
Proje planında projenin çeşitli evreleriyle ilgili maliyet ve termin tahminleri bulunmaktadır. Tahminler mutlaka belgelendirilmeli ve kritik olanları da risk tanımlanması bölümüne kaydedilmelidir. Sonuçlar gözlenmeli ve gerçekleşen tahminler ilgili proje belgelerine kaydedilmelidir.
İş Ayrışım Yapısı, projede gerçekleştirilmesi gereken işlerin gerçekleştirilebilme önceliklerine göre bir düzenlemeyle grafik olarak ya da ana çizgileriyle dökümüdür. Yapılacak tüm işleri kapsadığı ve projenin iş kapsamını ayrıntılarla açıkladığı için proje yönetiminin en önemli araçlarından biridir. İyi düşünülmüş ve tasarlanmış bir İş Ayrışım Yapısı proje takımlarının planlama ve kontrol etme görevlerini kolaylaştırır. Yüzeysel olarak tasarlanmış bir İş Ayrışım Yapısı etkisiz bir proje yönetimine yol açar.